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Prüfungsbeauftragte
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Beschwerden und Einsprüche
Einspruch- und Beschwerdeverfahren stehen allen interessierten Kreisen offen, die Einsprüche gegen Zertifizierungsentscheidungen oder Beschwerden einlegen möchten. Es dient der systematischen Bearbeitung einzelner Einsprüche/Beschwerden sowie durch statistische Erfassung der eingehenden Einsprüche/Beschwerden und Umsetzung geeigneter Maßnahmen der Verbesserung des Managementsystems der DPZ und damit der Dienstleistung „Qualifizierung und Zertifizierung“ als Ganzes.
1. Einsprüche gegen Zertifizierungsentscheidungen
1.1. Eingang und Einstufung des Einspruchs
Einsprüche müssen an den technischen Leiter der DPZ gerichtet werden. Zur Nachvollziehbarkeit ist ein Einspruch durch den Beschwerdeführer in jedem Fall schriftlich oder per E-Mail unter Angabe aller notwendigen Informationen und Unterlagen an die DPZ zu richten. Dazu kann das Formblatt „Einspruch“ verwendet werden.Der Eingang des Einspruchs wird dem Beschwerdeführer innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Einspruchs durch den zuständigen Mitarbeiter bestätigt.
Ist ein Einspruch offensichtlich unbegründet oder ist die DPZ nicht zuständig, wird die Bearbeitung des Einspruchs abgelehnt und der Beschwerdeführer darüber informiert. Einsprüche können sich nur gegen Zertifizierungsentscheidungen richten.1.2. Bearbeitung des Einspruchs
Je nach Gegenstand des Einspruchs erfolgt die Bearbeitung durch den technischen Leiter der DPZ oder – sofern erforderlich –übergreifend durch die Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanager. Die Bearbeitung des Einspruchs kann an einen Mitarbeiter der DPZ delegiert werden, der jedoch nicht Betroffener des Einspruchs sein darf.Falls erforderlich, kann die DPZ zur inhaltlichen Bearbeitung des Einspruchs den Programmausschuss einbeziehen, der Empfehlungen an die DPZ abgeben kann. Die Entscheidung über die Einbeziehung des Programmausschusses trifft die DPZ.
Das Ergebnis der Bearbeitung des Einspruchs wird dem Einspruchsführer und ggf. den beteiligten Parteien durch den zuständigen Mitarbeiter schriftlich oder per E-Mail nach spätestens vier (4) Wochen mitgeteilt. Sollte nach vier Wochen keine Entscheidung getroffen worden sein, ist dem Einspruchsführer nach den vier Wochen mitzuteilen, wie lange die Behandlung des Einspruchs voraussichtlich dauern wird und warum noch keine Entscheidung getroffen wurde.
Einreichung, Untersuchung und Entscheidung von Einsprüchen führen nicht zur Benachteiligung des Einspruchsführers.1.3 Auswertung von Einsprüchen
Die statistische Erfassung aller bearbeiteten Einsprüche erfolgt zentral durch den Qualitätsmanager der DPZ. Sind im Rahmen der Bearbeitung des Einspruchs oder der Auswertung von Einsprüchen Maßnahmen erforderlich, die übergreifend Anwendung finden bzw. das QM-System der DPZ betreffen, werden diese durch den Qualitätsmanager umgesetzt.2. Beschwerden
2.1. Eingang und Einstufung der Beschwerde
Beschwerden können an jeden Mitarbeiter der DPZ gerichtet werden. Zur Nachvollziehbarkeit ist eine Beschwerde durch den Beschwerdeführer in jedem Fall schriftlich oder per E-Mail unter Angabe aller notwendigen Informationen und Unterlagen an die DPZ zu richten. Dazu kann das Formblatt „Beschwerde“ verwendet werden.Der Eingang der Beschwerde wird dem Beschwerdeführer innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Beschwerde durch den zuständigen Mitarbeiter bestätigt.
Ist eine Beschwerde offensichtlich unbegründet oder ist die DPZ nicht zuständig, wird die Bearbeitung der Beschwerde abgelehnt und der Beschwerdeführer darüber informiert. Beanstandungen, die sich auf Einzelfälle beziehen und bei denen kein Einfluss auf weitere Zertifizierungsverfahren oder grundlegende Abläufe der DPZ ersichtlich ist, können unmittelbar durch den zuständigen Mitarbeiter geklärt werden (z.B. Korrektur von Dokumenten, Klärung von Meinungsverschiedenheiten im Rahmen einer Qualifizierungs-/Rezertifizierungsprüfung, kleinere Terminverzögerungen). Diese Beanstandungen werden nicht als Beschwerden erfasst. Im Zweifelsfall entscheidet die DPZ über die Einstufung als Beschwerde.
Beschwerden können sich beispielsweise gegen Folgendes richten:
- Regeln (z. B. Verstoß gegen die berufsethischen Regeln) / Anforderungen / Prozesse der DPZ
- Personen, die für die DPZ als externer oder interner Mitarbeiter tätig sind (z. B. Prüfungsbeauftragte)
- Konkrete Vorfälle im Rahmen eines Qualifizierungs- und/oder Zertifizierungsverfahrens
Prüfungszentren der DPZ
2.2. Bearbeitung der Beschwerde
Je nach Gegenstand der Beschwerde erfolgt die Bearbeitung durch den technischen Leiter der DPZ oder – sofern erforderlich – übergreifend durch die Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanager. Die Bearbeitung der Beschwerde kann an einen Mitarbeiter der DPZ delegiert werden, der jedoch nicht Betroffener der Beschwerde sein darf.Falls erforderlich, kann die DPZ zur inhaltlichen Bearbeitung der Beschwerde den Programmausschuss einbeziehen, der Empfehlungen an die DPZ abgeben kann. Die Entscheidung über die Einbeziehung des Programmausschusses trifft die DPZ.
Das Ergebnis der Beschwerdebearbeitung wird dem Beschwerdeführer und ggf. den beteiligten Parteien durch den zuständigen Mitarbeiter schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt.
2.3 Auswertung von Beschwerden
Die statistische Erfassung aller bearbeiteten Beschwerden erfolgt zentral durch den Qualitätsmanager der DPZ. Sind im Rahmen der Beschwerdebearbeitung oder der Auswertung von Beschwerden Maßnahmen erforderlich, die übergreifend Anwendung finden bzw. das QM-System der DPZ betreffen, werden diese durch den Qualitätsmanager umgesetzt. -
Lenkungsausschuss
Die DGZfP Personalzertifizierungsstelle setzt einen Lenkungsausschuss ein, der für die Entwicklung und Aufrechterhaltung des Zertifizierungsprogramms für jede Art von Zertifizierung verantwortlich ist. Der Lenkungsausschuss der DPZ vertritt fair und gerecht die Interessen aller maßgeblich am Zertifizierungsprogramm beteiligten Kreise, ohne dass Einzelinteressen dominieren.
Der Lenkungsausschuss der DPZ ist für folgende Aufgaben zuständig:
- Entwicklung, Aufrechterhaltung, Validierung und Bewertung des Zertifizierungsprogramms
- Festlegung der Grundsätze zur Qualitätspolitik
- Interne Audits in der Zertifizierungsstelle
Der Lenkungsausschuss der DPZ tagt mindestens einmal jährlich und beschließt mit mindestens der Hälfte seiner Mitglieder die Regeln, nach denen zertifiziert werden soll. Er ist auch dafür verantwortlich, dass die Zertifizierung ausschließlich nach den von ihm gebilligten Regeln durchgeführt wird.
Der Lenkungsausschuss der DPZ kann für bestimmte Aufgaben Unterausschüsse einsetzen.
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Unparteilichkeit
Der Geschäftsführer des DGZfP e.V. und der technische Leiter der Zertifizierungsstelle als die oberste Leitung haben sich zur Unparteilichkeit bei den Zertifizierungstätigkeiten von Managementsystemen verpflichtet.
Download der Unparteilichkeitserklärung
Die DPZ macht hiermit eine öffentlich zugängliche Aussage darüber, dass sie die Bedeutung der Unparteilichkeit bei der Durchführung der Qualifizierung und Zertifizierung von Personal der zerstörungsfreien Prüfung versteht, dass sie Interessenkonflikte handhabt und die Objektivität ihrer Tätigkeiten bei der Qualifizierung und Zertifizierung von Personal der zerstörungsfreien Prüfung sicherstellt.
Die Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle sind verpflichtet gegenüber Antragstellern, Kandidaten und zertifizierten Personen unparteiisch zu handeln.
Die Regelungen und Verfahren zur Zertifizierung sind so gestaltet, dass sie für alle Antragsteller, Kandidaten und zertifizierten Personen fair sind.
Die Zertifizierung steht sowohl Mitgliedern des DGZfP e.V. als auch Nichtmitgliedern offen und ist frei von jeglicher Diskriminierung. Mitgliedern des DGZfP e.V. wird ein Preisnachlass eingeräumt, da sie durch Mitgliedsbeiträge und Sachleistungen Anteil an der Arbeit des DGZfP e.V. haben.
Das gesamte Zertifizierungspersonal bzw. die Ausschüsse, die Einfluss auf die Zertifizierungstätigkeiten haben könnten, handeln unparteilich und dürfen keinen kommerziellen, finanziellen oder sonstigen Druck zulassen, der die Unparteilichkeit in Frage stellt. Die DPZ verlangt vom bei ihr angestellten Personal, jede ihnen bekannte Situation offen zu legen, die es selbst oder die DPZ vor Interessenkonflikte stellen könnte. Die DPZ verwendet diese Information als Vorgabe, um Gefährdungen bezüglich der Unparteilichkeit zu identifizieren, die durch die Tätigkeiten des jeweiligen Personals oder der Organisationen, die dieses Personal beschäftigt hat, entstehen.
Beziehungen mit verbundenen Stellen (z. B. Prüfungszentren in ANAS) zu haben, stellt die DPZ nicht unbedingt vor einen Interessenkonflikt. Wenn jedoch eine verbundene Stelle eine Gefährdung für die Unparteilichkeit darstellt, wird dies von der DPZ dokumentiert und dargelegt, wie sie eine solche Gefährdung beseitigt oder minimiert. Informationen darüber müssen dem Lenkungsausschuss der DPZ verfügbar gemacht werden. Diese Darlegung umfasst alle möglichen potenziellen Quellen für Interessenkonflikte, die identifiziert wurden, ob sie nun innerhalb der DPZ selbst oder aus den Tätigkeiten anderer Personen, Stellen oder Organisationen entstehen.
Eine Beziehung, die die Unparteilichkeit der Zertifizierungsstelle gefährdet, kann auf Leitung, Personal, gemeinsam genutzten Ressourcen, Finanzen, Verträgen usw., basieren. Wenn eine Beziehung mit einer verbundenen Stelle eine nicht akzeptable Gefährdung der Unparteilichkeit darstellt, dann darf diese Zertifizierung nicht bereitgestellt werden.
Um mögliche Interessenskonflikte, die aus Zertifizierungstätigkeiten entstehen, zu verhindern oder gering zu halten, wird jährlich eine Managementbewertung durchgeführt. Im Rahmen dieser Managementbewertung werden mögliche Gefährdungen analysiert und dokumentiert.
Die unparteiliche Arbeit der DPZ ergibt sich aus der Satzung des DGZfP e.V. und wird durch die Zusammensetzung des Lenkungsausschusses der DPZ sichergestellt.